Autenti
Ostatni element, który zamienia Twój obieg dokumentów w pełni cyfrowy
Możesz mieć najlepszy workflow w WEBCON i obieg faktur w KSeF, ale jeśli umowa wciąż czeka na podpis kierownika i drukowana wraca pocztą, cyfryzacja kuleje. Autenti to polska platforma podpisów elektronicznych zgodnych z eIDAS. Wdrażamy ją w połączeniu z WEBCON BPS, żeby dokument przeszedł całą ścieżkę bez papieru.
mln+
dokumentów podpisanych przez Autenti
+
firm korzysta z platformy
poziomy
podpisu w jednym rozwiązaniu
eIDAS
zgodność w całej UE
Dokument przechodzi cyfrowo przez całą firmę, a na końcu wraca do wersji papierowej do podpisu
Cyfryzacja procesów ma jedną częstą lukę. Umowa powstaje w CRM, przechodzi negocjacje mailem, ma swoje wersje na dysku. Wniosek pracowniczy wpada w workflow i czeka na akceptację. Na końcu każdej z tych ścieżek znajduje się jedna i ta sama operacja: ktoś musi to podpisać. I tu zaczynają się problemy.
Pewnie znasz przynajmniej jedną z tych sytuacji:
-
Drukujesz po to, żeby podpisać
Dokument przygotowany cyfrowo trafia na drukarkę, czeka na podpis, jest skanowany z powrotem. Cała ścieżka cyfrowa traci sens w ostatnim kroku. -
Umowa krąży kurierem przez tygodnie
Druga strona musi otrzymać dokument fizycznie, podpisać, odesłać. Tydzień pracy zespołu wpłynął na trzy dni czekania na pocztę. -
Nie wiesz, który podpis jest wystarczający
Zwykły, zaawansowany czy kwalifikowany? Pod umową, której trzeba formy pisemnej, zwykły podpis się nie obroni. Pod prostym wnioskiem urlopowym kwalifikowany jest nadmiarem. Trudno trafić bez doradztwa. -
Każdy używa innego narzędzia
Jeden dział ma SimplySign, drugi mObywatela, trzeci pdf-y podpisywane Adobe Reader. Centralna kontrola, archiwum i walidacja istnieją tylko w teorii.
Wdrażamy Autenti jako część Twojego obiegu, nie obok niego
Autenti to polski dostawca usług zaufania wpisany na listę Narodowego Centrum Certyfikacji. Działa zgodnie z eIDAS, więc podpisy złożone na platformie są honorowane we wszystkich instytucjach publicznych i prywatnych Unii Europejskiej. Ponad 11 000 firm korzysta z Autenti, podpisano nim już ponad 11 milionów dokumentów.
Naszą rolą nie jest sprzedaż licencji. Autenti wykupisz sam. My wdrażamy go tak, żeby wtopić go w Twój proces: stał się ostatnim krokiem workflow w WEBCON, podpisem dokumentu umowy, pełnomocnictwa, zatrudnienia.
Pracujemy w trzech etapach:
Analiza dokumentów i poziomu podpisów
Mapujemy, jakie dokumenty Twoja firma podpisuje: umowy z pracownikami, kontrakty handlowe, akceptację faktur sprzedażowych, wnioski wewnętrzne, dokumenty HR. Dla każdej kategorii dobieramy właściwy poziom podpisu (zwykły, zaawansowany lub kwalifikowany).
Integracja z obiegiem dokumentów
Wpinamy Autenti w istniejące procesy. W WEBCON BPS Autenti staje się akcją na ścieżce obiegu. Dla Twojego pracownika to nie jest osobne narzędzie, tylko przycisk w aplikacji, której już używa.
Polityki, archiwum i raportowanie
Konfigurujemy uprawnienia, zasady używania konkretnych typów podpisu, archiwizację podpisanych dokumentów, walidację. Ustalamy, kto może używać kwalifikowanego, kto zaawansowanego, a kto wystarcza ze zwykłym.
Masz już Autenti, ale używają go tylko cztery osoby?
To częsta sytuacja. Platformy się wdraża, ale jeśli nie jest wpięta w obieg dokumentów, używa jej garstka. Pokażemy, jak włączyć ją do procesów w całej firmie.
Trzy poziomy podpisu w jednej platformie. Pomagamy dobrać właściwy.
Rozporządzenie eIDAS wyróżnia trzy poziomy podpisu elektronicznego. Autenti udostępnia wszystkie w jednym narzędziu, a my pomagamy przypisać je do typów dokumentów.
Zwykły podpis elektroniczny (e-signature)
Najprostsza forma. Nie wymaga weryfikacji tożsamości. Doskonała do dokumentów wewnętrznych: zatwierdzeń, raportów, dokumentów akceptacyjnych, prostych umów handlowych w obrocie B2B. Najczęściej wybierana w wewnętrznym obiegu dokumentów.
Zaawansowany podpis elektroniczny (advanced)
Unikalnie przyporządkowany podpisującemu, pozwala ustalić tożsamość, jest powiązany z dokumentem tak, że każda późniejsza zmiana jest rozpoznawalna. Dobry kompromis dla dokumentów wymagających wyższego poziomu pewności, ale niewymagających formy pisemnej.
Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES)
Najwyższy poziom. Prawnie równoważny podpisowi własnoręcznemu. Wymagany dla dokumentów wymagających formy pisemnej: umów przenoszących prawa własności intelektualnej, umów o zakazie konkurencji, poręczeń, leasingu, znacznej części dokumentacji pracowniczej. W Polsce, według danych dostawców, do 40% dokumentów pracowniczych wymaga QES, żeby były prawnie ważne.
Autenti integruje na jednej platformie podpisy kwalifikowane od ponad 20 dostawców z całej Europy, w tym Autenti by InfoCert i SimplySign. Wybierasz raz platformę, a ona obsługuje dowolny rodzaj podpisu.
Jak Autenti pracuje razem z Twoim istniejącym IT
Wdrażamy Autenti najczęściej w trzech scenariuszach, połączeniu z platformami, których już używasz. Każdy z nich można rozwijać krok po kroku.
01
Autenti + WEBCON BPS: podpis jako element workflow
W procesie umowy w WEBCON podpis Autenti staje się jednym z kroków ścieżki akceptacji. Dokument trafia do podpisu, czeka, wraca podpisany, a sprawa idzie dalej. Bez przerywania workflow, bez wychodzenia z aplikacji. To najczęstsza konfiguracja w naszych wdrożeniach.
02
Autenti + Comarch DMS: podpis na koniec obiegu dokumentu
W obiegu umowy w Comarch DMS Autenti uruchamia się przy określonym statusie. Dokument przechodzi przez wszystkie wewnętrzne akceptacje, na końcu zostaje podpisany przez właściwą osobę i archiwizowany w systemie.
03
Autenti + KSeF: akceptacja faktur kosztowych
Faktura wpada z KSeF, przechodzi opis i akceptację w workflow, gdzie weryfikowana jest z podpisanymi wcześniej w Autenti zamówieniami. Cały obieg pozostaje cyfrowy, od wpłynięcia po zaksięgowanie
Kwalifikowane e-Doręczenia w pakiecie z Autenti
Autenti oferuje także kwalifikowane e-Doręczenia, zgodne z polską ustawą o doręczeniach elektronicznych. To cyfrowy odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.
E-Doręczenia są dziś obowiązkowe dla części podmiotów publicznych i przedsiębiorców, a obowiązek będzie stopniowo obejmował kolejne grupy. Wdrażamy e-Doręczenia jako naturalne uzupełnienie podpisu elektronicznego: wystawiasz dokument, podpisujesz Autenti, wysyłasz przez e-Doręczenia. Cała komunikacja prawnie wiążąca odbywa się w jednej platformie.
Dlaczego warto wdrożyć Autenti z 7Technology
Wdrażamy podpis jako część obiegu, nie obok niego
Większość dostawców sprzedaje Autenti jako osobne narzędzie i zostawia klienta z zadaniem wpięcia go w procesy. My patrzymy na to z drugiej strony. Najpierw mamy proces (na WEBCON), potem dokładamy podpis tak, żeby był jego naturalnym krokiem.
Mamy kompetencje obu stron integracji
To wszystko jest w jednym zespole, więc integracje z Autenti robimy bez przerzucania odpowiedzialności między dostawcami.
Doradzamy poziom podpisu pod typ dokumentu
Nie sprzedajemy QES wszędzie. Pomagamy ustalić, gdzie wystarczy zwykły podpis, gdzie potrzeba zaawansowanego, a gdzie tylko QES uchroni przed problemami prawnymi. To oszczędność i bezpieczeństwo jednocześnie.
Polski produkt, polskie wsparcie
Autenti to polski dostawca usług zaufania, podlegający polskim regulacjom i z polskim wsparciem. My też. To realne ułatwienie w obszarze, w którym detale prawne mają znaczenie.
Co mówią o nas klienci
"Migracja produkcyjnego SAP była dla nas projektem o najwyższym ryzyku. 7Technology przeprowadziło nas przez nią bez ani jednego nieplanowanego przestoju."
Lucyna Michniewicz
CIO @ VOX
"Szukaliśmy partnera, który weźmie odpowiedzialność za całość, a nie odeśle nas do kolejnego podwykonawcy. Po kilku latach współpracy wiem, że trafiliśmy dobrze."
Edyta Sapijaszko
CIO @ Herbapol
"Automatyzacja procesów na WEBCON BPS zdjęła z naszych zespołów dziesiątki godzin pracy ręcznej miesięcznie. Wdrożenie poszło sprawnie i zgodnie z planem."
Magdalena Obidowska
Project Manager @ Oceanic
Projekty, za które wzięliśmy odpowiedzialność
Środowisko IT dealera Mercedes-Benz w Google Cloud
Migracja kluczowych systemów biznesowych do chmury, a następnie przejęcie i integracja środowiska IT nowego salonu w Sosnowcu - bez przerwy w pracy sprzedaży i serwisu.
System:
Środowisko IT - ok. 55 systemów (m.in. ERP, DMS, systemy kadrowo-płacowe i księgowe, SAP)
Technologia:
Google Cloud Platform, Terraform, SAP
Kluczowe osiągnięcia:
Jedno środowisko dla 5 lokalizacji; przejęcie salonu bez przestoju
Automatyzacja sortowania półtusz w chłodni
Decyzję o przydziale półtuszy do zamówienia zamiast operatora podejmuje algorytm, a rozjazdy na torach przestawiają się same - na podstawie sześciu parametrów każdej sztuki.
System:
System MES 7Technology + dedykowany moduł automatyzacji chłodni
Technologia:
RFID w hakach, sterowniki PLC, integracja z wagami i klasyfikacją mięsności
Kluczowe osiągnięcia:
Kilku pracowników na zmianę → 1 operator; reakcja na zmianę zamówienia w kilka sekund
Od papierowych kart do pełnej identyfikowalności z 7MES
Wdrożenie objęło cały zakład - od rampy przyjęć, przez rozbiór i produkcję, po kontrolę załadunku pod dokiem - z pełną genealogią każdej partii.
System:
7MES (autorski system klasy MES 7Technology)
Technologia:
Comarch ERP XL, wagi hakowe / najazdowe / stanowiskowe / laboratoryjne, skanery i terminale dotykowe
Kluczowe osiągnięcia:
Kompletacja krótsza o 4–5 godzin; genealogia partii od ręki zamiast w dni
Cztery lata cyfryzacji na WEBCON BPS, SAP i AI
Kilkanaście procesów w WEBCON zintegrowanych z SAP, a najnowszy etap zamienił ponad 40 000 dokumentów surowcowych w przeszukiwalną bazę wiedzy dla działu badań.
System:
WEBCON BPS + SAP (moduły FI i MM)
Technologia:
WEBCON BPS, SAP Gateway (OData, REST API), Google Cloud (Gemini, BigQuery, Looker Studio), OCR, KSeF, Autenti
Kluczowe osiągnięcia:
Wyszukiwanie surowca z 2–4 godzin do poniżej 30 sekund
Powiązane technologie i usługi
Technologie:
Usługi
Konsultacje:
Często zadawane pytania o Autenti
Autenti to polska platforma do podpisów elektronicznych, dostawca usług zaufania wpisany na listę Narodowego Centrum Certyfikacji, działający zgodnie z rozporządzeniem eIDAS. Obsługuje wszystkie trzy poziomy podpisu (zwykły, zaawansowany, kwalifikowany) oraz kwalifikowane e-Doręczenia. Korzysta z niej ponad 11 000 firm, na platformie podpisano już ponad 11 milionów dokumentów.
Zwykły podpis (e-signature) nie wymaga weryfikacji tożsamości i nadaje się do dokumentów wewnętrznych. Zaawansowany podpis (advanced) pozwala ustalić tożsamość podpisującego i wykrywa zmiany w dokumencie. Kwalifikowany podpis (QES) jest prawnie równoważny podpisowi własnoręcznemu i wymagany dla dokumentów potrzebujących formy pisemnej (umowy o zakazie konkurencji, poręczenia, leasingu, większość umów pracowniczych).
Tak. Autenti integruje na jednej platformie podpisy kwalifikowane od ponad 20 dostawców z całej Europy, w tym SimplySign. Twój istniejący certyfikat kwalifikowany może być używany bezpośrednio w Autenti.
Tak. Wszystkie poziomy podpisu Autenti są zgodne z rozporządzeniem eIDAS, co oznacza, że instytucje publiczne i prywatne w całej Unii Europejskiej mają obowiązek je uznawać na równoważnym poziomie z podpisem własnoręcznym (w przypadku QES) lub innymi formami prawnymi.
W procesie WEBCON podpis Autenti staje się akcją na ścieżce obiegu. Dokument w odpowiednim kroku trafia do podpisu w Autenti, podpisujący otrzymuje powiadomienie, podpisuje, a sprawa wraca do WEBCON i idzie dalej. Cały obieg dokumentu odbywa się w jednej aplikacji.
Tak, i to jest jeden z najczęstszych scenariuszy. W Polsce do 40% dokumentów pracowniczych wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego, żeby były prawnie ważne (umowy o pracę dla wybranych form, aneksy, część dokumentów BHP). Autenti obsługuje QES dla dokumentów wymagających formy pisemnej oraz zwykły i zaawansowany dla pozostałych.
To cyfrowy odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, zgodny z polską ustawą o doręczeniach elektronicznych. Pozwala wysyłać dokumenty w sposób prawnie wiążący, z dowodem doręczenia. Dla części podmiotów jest już dziś obowiązkowy.
Tak. Po wdrożeniu przejmujemy bieżącą opiekę nad integracjami Autenti z resztą Twojego IT: monitoring działania, aktualizacje, rozszerzanie o nowe ścieżki podpisu, dostosowanie do zmieniających się typów dokumentów.
