Audyt procesów ERP
Sprawdź, czy Twój system naprawdę wspiera firmę, czy ludzie i tak robią swoje w Excelu
ERP miał uporządkować i usprawnić Twoją firmę. Ale w praktyce często bywa inaczej: procesy są nieefektywne, część funkcji nieużywana, a kluczowe rzeczy i tak dzieją się w Excelu obok systemu. Audyt procesów ERP pokazuje, jak naprawdę działają Twoje procesy w systemie: gdzie są wąskie gardła, gdzie ludzie obchodzą ERP, za co płacisz, a czego nie wykorzystujesz. Dostajesz mapę, rzeczywiste problemy i plan optymalizacji, a jako firma znająca SAP i Comarch potrafimy te zmiany także wdrożyć.
realne wąskie gardła
nie domniemane, tylko faktyczne
koniec Excela obok ERP
procesy w systemie, nie obok
wykorzystanie systemu
płacisz, więc używaj
plan optymalizacji
co i w jakiej kolejności
Masz ERP, płacisz za niego, ale firma i tak działa na obejściach, a nikt nie wie, gdzie naprawdę leży problem
System ERP to duża inwestycja, która ma usprawnić działanie firmy. Tymczasem w wielu organizacjach system i rzeczywistość rozjechały się: ludzie wypracowali własne obejścia, część funkcji leży odłogiem, a procesy działają wolniej, niż powinny. Problem w tym, że bez audytu nikt nie wie, gdzie naprawdę tkwi przyczyna.
Pewnie znasz przynajmniej jedną z tych sytuacji:
-
Kluczowe rzeczy i tak robicie w Excelu
Mimo ERP najważniejsze zestawienia, planowanie czy rozliczenia powstają w arkuszach obok systemu. To znak, że proces w ERP nie odpowiada rzeczywistości, a ludzie wypracowali obejście. Płacisz za system, a pracujesz poza nim. -
Procesy działają wolno, ale nie wiesz dlaczego
Coś się ślimaczy: obieg dokumentów, realizacja zamówień, zamknięcie miesiąca. Czujesz, że jest wąskie gardło, ale nie wiesz, czy to system, konfiguracja, czy sposób pracy ludzi. -
Płacisz za funkcje, których nie używasz
Twój ERP ma moduły i możliwości, o których ledwie wiesz albo z których nie korzystacie. Inwestycja jest niewykorzystana, a problemy, które system mógłby rozwiązać, rozwiązujecie ręcznie. -
Te same dane wprowadzacie w kilku miejscach
Brak spójności i integracji sprawia, że ludzie przepisują te same informacje do różnych systemów i arkuszy. To strata czasu i źródło błędów oraz rozbieżności w danych. -
Planujesz wymianę ERP, ale boisz się przenieść stary chaos
Rozważasz nowy system, ale słusznie obawiasz się najczęstszego błędu: przeniesienia obecnego bałaganu do nowego narzędzia. Bez zrozumienia, jak naprawdę pracujecie dziś, nowy ERP powtórzy problemy starego.
Pokazujemy, jak naprawdę działają Twoje procesy w ERP i co realnie poprawić
Audyt procesów ERP nie ocenia techniki systemu, ale to, jak system służy Twoim procesom: czy je wspiera, czy im przeszkadza. Mapujemy, jak naprawdę pracujecie, porównujemy to z możliwościami systemu i pokazujemy, gdzie tkwią rzeczywiste problemy oraz niewykorzystany potencjał. A że znamy SAP i Comarch od strony wdrożeniowej, nasze rekomendacje są wykonalne, i potrafimy je wdrożyć.
Prowadzimy audyt procesów ERP w pięciu obszarach:
Mapa procesów, jak działają naprawdę
Zaczynamy od udokumentowania, jak procesy przebiegają w rzeczywistości, łącznie z obejściami i pracą w Excelu. Bez tego prawdziwego obrazu nie da się rzetelnie ocenić, gdzie leży problem.
Identyfikacja wąskich gardeł
Wskazujemy rzeczywiste wąskie gardła i ich przyczyny: czy to konfiguracja systemu, brak integracji, nadmiar ręcznej pracy, czy sposób organizacji. Diagnozujemy przyczynę, nie tylko objaw.
Ocena wykorzystania systemu
Sprawdzamy, na ile wykorzystujecie możliwości swojego ERP: które moduły i funkcje działają, które leżą odłogiem, a które rozwiązałyby problemy obchodzone dziś ręcznie. Pokazujemy, za co płacisz, a czego nie używasz.
Obejścia, dane i integracje
Analizujemy obejścia (zwłaszcza Excel), powtarzające się wprowadzanie danych i braki w integracji, które tworzą wyspy danych. Wskazujemy, co można zautomatyzować i spiąć, żeby procesy działały w systemie, a nie obok.
Plan optymalizacji
Na końcu dostajesz konkretny plan: co poprawić, w jakiej kolejności i z jakim efektem, dopasowany do Twoich możliwości. A jeśli chcesz, wdrażamy te zmiany, bo znamy Twój system od strony konfiguracji i rozwoju.
Płacisz za ERP, a firma i tak działa na Excelu i obejściach?
Sprawdzimy, jak naprawdę działają Twoje procesy w systemie, gdzie są wąskie gardła i co marnuje potencjał ERP. Dostaniesz mapę procesów, rzeczywiste problemy i plan optymalizacji, który da się wdrożyć.
Jakie procesy badamy w audycie ERP
ERP obejmuje większość kluczowych procesów firmy, a problem może tkwić w każdym z nich. Audyt patrzy na nie po kolei, oceniając, jak działają w systemie i gdzie tracicie czas, pieniądze lub kontrolę.
Zakupy i zaopatrzenie
Jak przebiega proces zamówień, akceptacji, przyjęć. Czy jest sprawny i kontrolowany, czy obciążony ręczną pracą i obejściami. Czy dane o dostawach i zapasach są wiarygodne.
Sprzedaż i obsługa zamówień
Od zamówienia klienta po realizację i fakturę. Czy proces płynnie przechodzi przez system, czy gubi się między działami, czy dane sprzedażowe są spójne i dostępne na czas.
Magazyn i logistyka
Jak działa gospodarka magazynowa: stany, przyjęcia, wydania, inwentaryzacje. Czy stany w systemie odpowiadają rzeczywistości, czy są rozbieżności wymagające ręcznych korekt.
Finanse i księgowość
Jak przebiega obieg dokumentów finansowych, rozrachunki, zamknięcie okresu, raportowanie. Czy procesy są zgodne z wymaganiami (w tym KSeF i JPK) i czy nie obciążają zespołu nadmiarem ręcznej pracy.
Produkcja i planowanie
W firmach produkcyjnych: jak działa planowanie, zlecenia, rozliczenie produkcji, powiązanie z magazynem. Czy planowanie jest efektywne, czy opiera się na Excelu i intuicji. Czy system widzi rzeczywistą produkcję.
Przepływ między procesami i dane
Najważniejsze często dzieje się na styku procesów: czy dane płynnie przechodzą między zakupami, magazynem, sprzedażą i finansami, czy są przepisywane ręcznie. To tu najczęściej powstają wyspy danych i obejścia.
Trzy ciche kosztowne problemy: Excel, niewykorzystany potencjał i dług konfiguracyjny
Niektóre problemy z ERP nie krzyczą, tylko cicho kosztują: dzień po dniu pochłaniają czas i pieniądze, choć nikt ich nie zgłasza jako awarii. Audyt wyciąga je na światło.
01
Excel jako sygnał, nie wróg
Excel obok ERP nie jest sam w sobie zły, ale jest sygnałem. Gdy kluczowe rzeczy dzieją się w arkuszach, znaczy to, że proces w systemie nie odpowiada potrzebie albo nikt go nie skonfigurował pod realną pracę. Audyt traktuje każde duże obejście w Excelu jako wskazówkę, gdzie system zawodzi, i ocenia, co warto przenieść z powrotem do ERP.
02
Niewykorzystany potencjał
Większość firm używa ułamka możliwości swojego ERP. Moduły, automatyzacje i funkcje, za które zapłacono, leżą nieużywane, podczas gdy problemy, które mogłyby rozwiązać, rozwiązuje się ręcznie. Pokazujemy, co już masz w systemie, a czego nie wykorzystujesz, bo to często najtańsza droga do poprawy: bez kupowania niczego nowego.
03
Dług konfiguracyjny
Firma się zmienia, a konfiguracja ERP często zostaje taka, jak przy wdrożeniu sprzed lat. Procesy ewoluowały, doszły nowe produkty, kanały, wymogi, a system tego nie nadgonił. Ten dług konfiguracyjny sprawia, że system coraz słabiej pasuje do rzeczywistości. Audyt go identyfikuje i pokazuje, co dostroić.
04
Koszt ukryty w ręcznej pracy
Ręczne przepisywanie danych, korekty, zestawienia w Excelu to godziny pracy ludzi, które rzadko ktoś sumuje. A w skali miesięcy to realny koszt i źródło błędów. Audyt pomaga ten koszt zobaczyć i wskazuje, co zautomatyzować, żeby ludzie zajęli się pracą, a nie obsługą systemu i jego obejść.
05
Ryzyko przy wymianie systemu
Jeśli rozważasz wymianę ERP, audyt procesów jest szczególnie ważny. Najczęstszy i najdroższy błąd to przeniesienie obecnego chaosu do nowego systemu: wdrożenie pod dokumentację, a nie pod realne procesy, kończy się tym, że ludzie nie rozpoznają swojej pracy i wracają do Excela. Mapa procesów z audytu chroni przed powtórzeniem starych problemów w nowym narzędziu.
Dlaczego warto powierzyć audyt procesów ERP nam
Audyt procesów ERP wymaga dwóch rzeczy naraz: zrozumienia procesów biznesowych i znajomości konkretnego systemu. Łączymy jedno z drugim, a do tego potrafimy wdrożyć to, co zalecimy.
Znamy SAP i Comarch od środka
Audytujemy procesy w systemach, które realnie wdrażamy i utrzymujemy: SAP i Comarch. Wiemy, co te systemy potrafią, jak powinny być skonfigurowane i jakie możliwości najczęściej leżą niewykorzystane. To znaczy ocenę praktyczną, a nie ogólnikową.
Patrzymy na proces, nie tylko na system
Audyt procesów to nie sprawdzenie ustawień, ale zrozumienie, jak działa firma i gdzie system jej pomaga lub przeszkadza. Patrzymy na proces oczami biznesu, a na system oczami praktyka, łącząc obie perspektywy.
Dajemy plan, który da się wdrożyć
Rekomendacje dopasowujemy do Twoich realiów: możliwości systemu, zespołu i budżetu. Nie proponujemy rewolucji oderwanej od rzeczywistości, tylko konkretne kroki w sensownej kolejności, zaczynając od tych o największym efekcie.
Potrafimy wdrożyć zmiany
Tu nasza przewaga nad czystym audytorem: nie kończymy na raporcie. Znając Twój system, możemy wdrożyć rekomendacje: dostroić konfigurację, uruchomić nieużywane funkcje, spiąć integracje, przenieść procesy z Excela do systemu. Audyt staje się początkiem poprawy.
Rozumiemy firmy produkcyjne
Znamy specyfikę produkcji, gdzie procesy ERP łączą się z planowaniem i realizacją produkcji. Potrafimy ocenić procesy na styku ERP i hali, bo działamy w obu światach, w tym jako twórca własnego systemu MES.
Dlaczego warto powierzyć audyt procesów ERP 7Technology
Znamy systemy, które audytujemy
Wdrażamy i utrzymujemy SAP oraz Comarch, więc oceniamy procesy w nich praktycznie: wiemy, co system potrafi i jakie możliwości najczęściej leżą niewykorzystane. To ocena oparta na realnej znajomości, nie na ogólnej liście kontrolnej.
Wyciągamy na światło ukryte koszty
Excel obok systemu, niewykorzystane moduły, dług konfiguracyjny, godziny ręcznej pracy. Pokazujemy problemy, które cicho kosztują, choć nikt ich nie zgłasza, i wskazujemy, co z nimi zrobić.
Dajemy plan, nie wyrzut
Nasz raport to mapa procesów, rzeczywiste wąskie gardła i konkretny plan optymalizacji w wykonalnej kolejności, a nie lista zarzutów. Dokument, na podstawie którego można działać.
Potrafimy wdrożyć rekomendacje
Jako firma znająca Twój system nie zostawiamy Cię z raportem. Możemy dostroić konfigurację, uruchomić nieużywane funkcje i przenieść procesy z Excela do ERP. Audyt prowadzi do realnej poprawy.
Łączymy procesy ERP z produkcją
Dla firm produkcyjnych oceniamy procesy także na styku ERP i hali, bo znamy oba światy. To pełniejszy obraz niż audyt patrzący wyłącznie na sam ERP.
Co mówią o nas klienci
"Migracja produkcyjnego SAP była dla nas projektem o najwyższym ryzyku. 7Technology przeprowadziło nas przez nią bez ani jednego nieplanowanego przestoju."
Lucyna Michniewicz
CIO @ VOX
"Szukaliśmy partnera, który weźmie odpowiedzialność za całość, a nie odeśle nas do kolejnego podwykonawcy. Po kilku latach współpracy wiem, że trafiliśmy dobrze."
Edyta Sapijaszko
CIO @ Herbapol
"Automatyzacja procesów na WEBCON BPS zdjęła z naszych zespołów dziesiątki godzin pracy ręcznej miesięcznie. Wdrożenie poszło sprawnie i zgodnie z planem."
Magdalena Obidowska
Project Manager @ Oceanic
Projekty, za które wzięliśmy odpowiedzialność
Środowisko IT dealera Mercedes-Benz w Google Cloud
Migracja kluczowych systemów biznesowych do chmury, a następnie przejęcie i integracja środowiska IT nowego salonu w Sosnowcu - bez przerwy w pracy sprzedaży i serwisu.
System:
Środowisko IT - ok. 55 systemów (m.in. ERP, DMS, systemy kadrowo-płacowe i księgowe, SAP)
Technologia:
Google Cloud Platform, Terraform, SAP
Kluczowe osiągnięcia:
Jedno środowisko dla 5 lokalizacji; przejęcie salonu bez przestoju
Automatyzacja trasowania półtusz w chłodni
Decyzję o przydziale półtuszy do zamówienia zamiast operatora podejmuje algorytm, a rozjazdy na torach przestawiają się same - na podstawie sześciu parametrów każdej sztuki.
System:
System MES 7Technology + dedykowany moduł automatyzacji chłodni
Technologia:
RFID w hakach, sterowniki PLC, integracja z wagami i klasyfikacją mięsności
Kluczowe osiągnięcia:
Kilku pracowników na zmianę → 1 operator; reakcja na zmianę zamówienia w kilka sekund
Od papierowych kart do pełnej identyfikowalności z 7MES
Wdrożenie objęło cały zakład - od rampy przyjęć, przez rozbiór i produkcję, po kontrolę załadunku pod dokiem - z pełną genealogią każdej partii.
System:
7MES (autorski system klasy MES 7Technology)
Technologia:
Comarch ERP XL, wagi hakowe / najazdowe / stanowiskowe / laboratoryjne, skanery i terminale dotykowe
Kluczowe osiągnięcia:
Kompletacja krótsza o 4–5 godzin; genealogia partii od ręki zamiast w dni
Cztery lata cyfryzacji na WEBCON BPS, SAP i AI
Kilkanaście procesów w WEBCON zintegrowanych z SAP, a najnowszy etap zamienił ponad 40 000 dokumentów surowcowych w przeszukiwalną bazę wiedzy dla działu badań.
System:
WEBCON BPS + SAP (moduły FI i MM)
Technologia:
WEBCON BPS, SAP Gateway (OData, REST API), Google Cloud (Gemini, BigQuery, Looker Studio), OCR, KSeF, Autenti
Kluczowe osiągnięcia:
Wyszukiwanie surowca z 2–4 godzin do poniżej 30 sekund
Powiązane technologie i usługi
Technologie
Usługi
Konsultacje
Często zadawane pytania o audyt procesów ERP
To dwa różne spojrzenia. Audyt infrastruktury IT patrzy na warstwę techniczną: sprzęt, sieć, serwery, bezpieczeństwo, backup. Audyt procesów ERP patrzy na warstwę biznesową: jak działają procesy w systemie (zakupy, sprzedaż, magazyn, finanse, produkcja), czy ERP jest dobrze wykorzystany, gdzie są wąskie gardła i obejścia. Mówiąc prosto, jeden sprawdza, czy IT jest sprawne i bezpieczne, drugi, czy system realnie wspiera Twoją firmę, czy jej przeszkadza.
Bo "działa" nie znaczy "wykorzystany dobrze". Wiele firm ma ERP, który formalnie działa, a mimo to procesy są wolne, część funkcji nieużywana, a kluczowe rzeczy dzieją się w Excelu obok systemu. To ukryte koszty, których nikt nie zgłasza jako awarii. Audyt pokazuje, gdzie system realnie pomaga, a gdzie przeszkadza, i co poprawić, często bez kupowania czegokolwiek nowego, tylko lepiej wykorzystując to, co już masz.
Bo Excel obok ERP to najlepszy sygnał, gdzie system zawodzi. Gdy ludzie wypracowali obejście w arkuszu, znaczy to, że proces w systemie nie odpowiada ich realnej pracy albo nie został pod nią skonfigurowany. Nie traktujemy Excela jako wroga, tylko jako wskazówkę: każde duże obejście pokazuje, gdzie warto poprawić system, żeby praca wróciła do niego, stając się spójna i kontrolowana.
Mapę procesów pokazującą, jak naprawdę pracujecie, listę rzeczywistych wąskich gardeł wraz z przyczynami, ocenę wykorzystania systemu (co działa, co leży odłogiem) oraz konkretny plan optymalizacji: co poprawić, w jakiej kolejności i z jakim efektem. Rekomendacje dopasowujemy do Twoich możliwości. To dokument, na podstawie którego można działać, a jeśli chcesz, możemy te zmiany wdrożyć.
Tak, i często chroni przed niepotrzebną wymianą. Wymiana ERP jest kosztowna i ryzykowna, a najczęstszy błąd to przeniesienie obecnego chaosu do nowego systemu. Audyt pokazuje, czy problemem jest naprawdę system, czy raczej jego konfiguracja i Wasze procesy. Często okazuje się, że optymalizacja tego, co już masz, rozwiązuje problem taniej niż wymiana. A jeśli wymiana jest uzasadniona, mapa procesów z audytu chroni przed powtórzeniem starych błędów.
Przede wszystkim SAP i Comarch, które realnie wdrażamy i utrzymujemy, więc znamy je od środka. Ta praktyczna znajomość jest kluczowa: pozwala ocenić nie tylko, jak działają Wasze procesy, ale i co system mógłby zrobić lepiej, jakie ma niewykorzystane możliwości i jak powinien być skonfigurowany. Audyt procesów prowadzony przez kogoś, kto zna dany ERP od strony wdrożeniowej, jest znacznie bardziej konkretny niż ogólna ocena.
Tak, i to nasza przewaga nad czystym audytorem. Znając Twój system, nie kończymy na raporcie: możemy dostroić konfigurację, uruchomić nieużywane funkcje, spiąć integracje i przenieść procesy z Excela do ERP. Audyt staje się wtedy początkiem realnej poprawy, a nie dokumentem do szuflady. Możesz oczywiście wdrożyć rekomendacje samodzielnie lub z innym partnerem, ale masz opcję zrobienia tego z nami.
Procesy produkcyjne w zakresie, w jakim dotykają ERP (planowanie, zlecenia, rozliczenie produkcji, powiązanie z magazynem) tak. Głębszą ocenę samej realizacji produkcji na hali prowadzimy w ramach osobnego audytu procesów produkcyjnych MES. Dla firm produkcyjnych oba audyty często mają sens razem, bo dają pełny obraz: od planowania w ERP po wykonanie na hali. Znamy oba światy, więc potrafimy ocenić procesy na ich styku.
